Motivationwonderland – 3 Tipps zum Zeitmanagement

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit besuchte ich ein Seminar zum Thema Zeitmanagement. Ich wollte mich nicht totoptimieren, aber drei Tipps waren so gut, dass ich noch immer davon profitiere:

1. Ein freier Schreibtisch

Mein Schreibtisch war schon seit Schulzeiten nicht mehr groß dekoriert. Fotos, Schreibtischsets und Überraschungseierfiguren waren also lange passé, aber ich konnte sehr gut stapeln. Einfach hübsche Stapel machen und sie hoch in die Ecken des Schreibtischs schieben. Und wenn da kein Platz mehr war, an die Kanten. So näherten sich die Stapel mehr und mehr meiner kleinen Arbeitsfläche in der Mitte, was zur Folge hatte, dass ich immer mindestens mit einem Auge bei einem anderen Projekt war als bei dem, das ich eigentlich gerade bearbeiten wollte.

Der beste Tipp aus dem Zeitmanagement war für mich deshalb: Stets den Schreibtisch komplett frei halten und immer nur ein Projekt bearbeiten. Also alle Stapel in Ordner und diese wirklich wegpacken. Man arbeitet tatsächlich am effektivsten, wenn man sich nur ein Projekt aus dem Regal holt und es konzentriert bearbeitet.

Vor allem wenn man von zu Hause aus arbeitet, hat diese Methode noch einen entscheidenden Vorteil: Indem man die Projektordner mechanisch mit der Hand schließt, schließt man die Projekte gleichzeitig im Kopf. So kann der Kopf besser Feierabend machen und man läuft nicht Gefahr, doch noch mal am Schreibtisch vorbeizukommen, auf die rumfliegenden Papiere zu schauen und gleich wieder über das Thema nachzudenken.

Mit dem digitalen Schreibtisch handhabe ich es inzwischen genauso: Ich habe nur so viele Fenster gleichzeitig auf wie für das Projekt nötig. Und ich versuche, den Desktop schön freizuhalten – so sieht man auch endlich mal wieder sein Hintergrundbild.

2. Das Wichtigste zuerst

Ich würde einiges drum geben, wenn ich den nächsten Tipp aus dem Seminar schon zu meiner Studienzeit gekannt hätte: Konzentrationsphasen für das Allerwichtigste nutzen. Wenn die Konzentration dann nachlässt, kann man sich immer noch locker dem Orga-Kram oder weniger Wichtigem widmen.

Denn während des Studiums war es ja immer das Gleiche: Ich ging an den Schreibtisch und sollte an meiner Hausarbeit weiterschreiben. Mh, erstmal einen Kaffee machen. In der WG-Küche bildete das dreckige Geschirr eine waghalsige Skulptur auf dem kleinen Küchentisch, im Schrank gab es keine saubere Tasse mehr, also erstmal den Abwasch machen. Neben der Spüle kreisten die Fruchtfliegen um den Mülleimer – so konnte man das nun wirklich nicht lassen –, also erstmal den Müll runterbringen. Und wenn ich schon mal unten war, konnte ich auch gleich einkaufen … Kurz: Ich habe immer gedacht, ich müsse erst das Chaos beseitigen, erst dann würde ich mich konzentrieren können. Bis ich erschöpft am Schreibtisch saß und es inzwischen schon so spät war, dass sich das Anfangen auch nicht mehr lohnte.

Im Homeoffice ist das nicht anders. Bei straffen Deadlines mag man sich noch zusammenreißen, aber bei größeren Projekten ist es einfach entspannter, wenn man jeden Tag seine Konzentrationsphasen nutzt und nicht am Ende drei Nachtschichten hintereinander einschieben muss.

Deswegen beginne ich jetzt morgens immer direkt mit dem Schreiben und Lektorieren, statt Mails und Facebook zu checken. Und erst gegen Mittag werfe ich einen Blick in meine Accounts und kümmere mich um so schöne organisatorische Sachen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach der Mittagspause dann nochmal das Gleiche. Es motiviert wirklich ungemein, wenn man in den ersten ein, zwei Stunden schon so produktiv war.

3. Ein Kalender

Eigentlich bin ich ein Kalender-Kind, aber während meiner Angestellten-Jahre verlor mein Taschenkalender irgendwie seinen Sinn. Jeden Tag Arbeit halt. Und die paar Ideen fürs Wochenende passten auch auf ein A4-Blatt.

Allerdings führte ich passioniert meine To-do-Listen weiter. Hier ein Zettel, dort ein Zettel. Das ging sogar so weit, dass ich ab und an mehrere Zettel auf einem neuem zusammenfasste. Nachdem ich mir einen Zettel gemacht hatte: „To-do-Listen zusammenfassen.“ Und wenn ich richtig Ordnung wollte, tippte ich die To-do-Liste sogar ab. Das fühlte sich dann gleich so an, als wäre schon alles erledigt, was auf der Liste draufstand. Beflügelt von diesem Gefühl rief ich die Datei nie wieder auf. Stattdessen fing ich bei nächster Gelegenheit eine neue analoge Liste an und das Spiel begann von vorn.

Das Unpraktische an einer To-do-Liste – so sehr ich diese Listen immer geliebt habe – ist der Charakter des „Irgendwann“. Irgendwann Visitenkarten machen lassen. Wenn dann kein Anstoß von außen kommt, heißt „irgendwann“ fast immer „nie“.

Der Trick aus dem Zeitmanagement ist hier: doch wieder ein Kalender. Und zwar am besten einen mit Monats-, Wochen- und Tagesübersicht. Statt etwas auf eine To-do-Liste zu notieren, versuche ich jetzt immer sofort, das To do in konkrete Schritte zu zerlegen und diese direkt in den Kalender einzutragen.

Für die Visitenkarten sind das drei Teilschritte: 1. Einen Entwurf machen, 2. jemanden suchen, der mir das umsetzt, und 3. eine Druckerei suchen und das Ganze drucken lassen. Den Entwurf trage ich mir für Freitagnachmittag ein, am Wochenende frage ich Janko, ob er mir das nächste Woche umsetzen kann, und übernächste Woche google ich nach einer Druckerei.

Dann muss man das Geplante nur noch entweder machen oder in den nächsten Tag / die nächste Woche übertragen. Was mehr als drei Mal übertragen wurde, wird infrage gestellt. Und manche Dinge erledigen sich ja auch von selbst.

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